Vergaderings
Een van die belangrikste verantwoordelikhede van ‘n leier is om ‘n doeltreffende vergadering te beplan en te hanteer. Meeste leiers dink dit is ‘n vaardigheid wat jy deur osmose aanleer — kyk en jy weet hoe. Daar is baie geskryf hieroor. Hier is egter tien wenke om algemene slaggate te vermy.
1. Pas jou gesindheid teenoor vergaderings aan
Baie mense spog daarmee dat hulle vergaderings haat. Maar om betekenisvolle resultate te behaal, probleme op te los, besluite te neem, in te lig, te motiveer, moet ons met mense saamwerk. Dit beteken dat ons hierdie mense op een of ander stadium in ‘n kamer bymekaar moet kry. Op een of ander stadium moet almal tog met mekaar praat. Jy kan tog nie in jou kantoor sit, die deur toemaak en ‘n stroom e-posse uitstuur nie. As leier moet jy vergaderings beskou as ‘n manifestasie van leierskap — nie as ‘n besoek aan die tandarts nie.
2. Moenie die beplanning van die agenda delegeer nie
So dikwels is dit die skriba/sekretaris se werk. As leier weet jy wat jy by die vergadering wil bereik. Jy kan tog nie instap en reageer op iets wat iemand anders beplan het nie.
3. Beplan jou agenda
Die grootste fout wat jy kan maak, is om in ‘n vergadering in te stap sonder ‘n agenda. Dit is ‘n resep vir tydmors en ondoeltreffendheid. Jy moet vooraf dink oor watter besluite geneem moet word; watter inligting oorgedra moet word; wie moet die vergadering bywoon; hoe lank die vergadering moet duur; ens.
4. Spanlede moet bydraes tot die agenda maak
Jy as leier beplan — dit is jou verantwoordelikheid. Spanlede kan egter agenda-items voorlê. Dit is goed om spanlede te vra om bydraes oor spesifieke items op die agenda te maak.
5. Variasie
Varieer die formaat anders kan dit sieldodend word. Hier is ‘n paar wenke:
° Nooi gassprekers uit.
° Vier iets — een of ander prestasie.
° Laat spanlede om die beurt ‘n leersame onderwerp voorberei en voordra.
° Kyk na ‘n video.
° Verander die bymekaarkomplek.
° Hou soms ‘n vergadering waar net een item bespreek word.
° Eet soms saam. [Hiermee het kerkrade gewoonlik geen probleem nie!]
° Moenie toelaat dat mense altyd op dieselfde plek, omring deur dieselfde mense sit nie.
° Oppas vir onsinnige spanbou-aktiwiteite.
6. Moenie te veel items op die agenda plaas nie
Daar moet tyd vir bespreking en spontaneïteit wees. In jou tydsbeplanning laat oop spasies vir kreatiwiteit en betrokkenheid.
7. Moenie net inligting uitdeel nie
Daar is ander doeltreffender maniere om inligting te versprei as bloot by vergaderings. Los ‘n probleem op; neem ‘n besluit; skep iets.
8. Klim van jou troon af
Om voor te sit by ‘n vergadering is nie ‘n geleentheid om te wys wie baas is nie. Dit is nie die plek om jou mag te beklemtoon nie. Dit gebeur as jy iemand voor die hele vergadering uittrap. Wees nederig; behou jou humorsin.
9. Verseker optrede
Maak seker dat mense die opdragte wat die vergadering aan hulle gegee het, uitvoer. Dit is frustrerend as mense nie doen wat hulle gevra is om te doen nie, terwyl ander ure gespandeer het om hulle opdragte uit te voer. Volg op voor die vergadering; hou individue aanspreeklik.
10. Wees ‘n rolmodel
Jy moet ‘n model wees vir die gedrag wat jy van ander verwag. Vergaderings is nie die plek waar jy jou skoene uitskop en saam met die ander spanlede ontspan nie. Daarvoor reël jy ander geleenthede. Geen sinisisme of sarkasme nie; geen veroordeling van ander bedienings of gemeentes nie.
(Oorgeneem uit Ekerk Leier Nuusbrief 2009/07)
Tags: ekerk, leierskap, vergaderings
